ViDA und verpflichtende B2B-eRechnung in Deutschland
Die EU-Kommission hat Ende 2022 den Richtlinienvorschlag "ViDA" (VAT in the Digital Age bzw. Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) vorgestellt, der mittelfristig die Rechnungsstellung Mitgliedsstaaten-übergreifend vereinheitlichen soll.
Die Regelung zielt darauf ab, eine Modernisierung des Mehrwertsteuersystems und eine Effizienzsteigerung im Finanzwesen zu erreichen. Die Digitalisierung soll vorangetrieben, der Rechnungsaustausch weiter standardisiert und papierlose Prozesse etabliert werden. Ein grundlegender Punkt hinter der Idee ist aus staatlicher bzw. EU-Sicht natürlich auch die Vermeidung und Bekämpfung von Steuerbetrug.
In Deutschland sind daher elektronische Rechnungen im innerdeutschen B2B-Bereich ab 1.1.2025 verpflichtend. Auch wenn es für den Versand von elektronischen Rechnungen einige Übergangsregelungen bis spätestens 1.1.2028 gibt, ist bereits ab 1.1.2025 jede Firma verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
Falls Sie als nicht-deutsches Unternehmen auch Niederlassungen, Zweigestellen oder Filialen in Deutschland haben, welche eine deutsche UID haben und mit dieser fakturieren, sind Sie auch davon betroffen und müssen ab 1.1.2025 in der Lage sein eingehende elektronische Rechnungen verarbeiten zu können. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers, die Rechnung elektronisch auszutauschen, ist nicht mehr erforderlich. Jedes Unternehmen muss somit in der Lage sein elektronische Rechnungen in strukturierter Form zu empfangen und auch elektronisch verarbeiten zu können.
Festgelegt wurden zwei XRechnungs-Formate (die XML-Formate UBL und CII), welche zumindest unterstützt werden müssen. Der Versender der Rechnung darf zwischen diesen Formaten wählen, was bedeutet, dass der Empfänger beide unterstützen muss. Bilateral abgestimmt dürfen, zumindest bis 1.1.2028, auch noch andere Formate weiterverwendet werden, welche aber den zu Grunde liegenden Anforderungen (CEN-Norm EN 16931) entsprechen und maschinell verarbeitbar sein müssen. Der Austausch von Rechnungen in bereits etablierten elektronischen Formaten (wie z.B. EDIFACT) wird auch über 2028 hinaus weiterhin möglich sein, falls sich beide betroffenen Rechnungsparteien darauf verständigen.
Eine per E-Mail versandte/empfangene PDF-Rechnung gilt zukünftig aber beispielsweise nicht mehr als elektronische Rechnung! Auch wenn das XRechnungs-Format in das PDF eingebettet und das PDF somit im sogenannten ZUGFeRD-Format übermittelt wird, ist auch in diesem Fall ausschließlich der eingebettete XRechnungs-Teil steuerrechtlich relevant und nicht das PDF.
Auch in anderen Ländern wurden und werden aktuell bereits solche Regelungen, welche auf dem EU-Richtlinienvorschlag “ViDA“ beruhen, vorbereitet und umgesetzt (z.B. Frankreich, Italien, Polen, Ungarn, Belgien).
Wie die EU-Richtlinie umgesetzt wird, ist den Mitgliedsländern überlassen, daher gibt es auch unterschiedliche Ansätze bei der Ausgestaltung. Während z.B. Italien und Polen auf ein zentralisiertes Modell setzen, bei welchem die Rechnungsdaten zuerst an die Steuerbehörde gemeldet und dort geprüft werden, bevor diese an den Rechnungsempfänger gehen, hat Deutschland hinsichtlich dem Übertragungsweg der Daten keine Vorgaben festgelegt und die Daten können z.B. auch via Mail direkt an den Rechnungsempfänger übermittelt werden.
In Österreich ist man aktuell noch in der Diskussionsphase, wie die Umsetzung final aussehen soll.
Selbstverständlich sind auch wir als TWZ weiterhin in der Lage, sämtliche Anforderungen entsprechend den rechtlichen Vorgaben umzusetzen.
Wir haben bereits einige Projekte zu diesem Thema erfolgreich umgesetzt, beispielsweise Erstellung, Versand und Verarbeitung der XRechnungs- und ZUGFeRD-Formate, Datenaustausch via Peppol-Netzwerk oder Anbindung ans polnische KSeF.
Kontaktieren Sie uns, falls auch Sie von der Empfangspflicht betroffen sind oder Sie Partner haben, welche Ihnen zukünftig XRechnungs-Formate senden oder von Ihnen erhalten möchten.
In der Regel ist der Aufwand geringer als vermutet und die neuen Formate können einfach mit zusätzlich von uns für Sie erstellten Mappings abgedeckt werden, ohne das größere Erweiterungen in Ihrem ERP-System nötig sind.