Elektronische Aufbewahrung von Rechnungen über unsere eArchive-Lösung

Die ausgetauschten EDI-Rechnungen müssen, auch nach Umsetzung der ViDa-Richtlinie, im original ausgetauschten EDI-Format als menschlich lesbares Format für sieben Jahre (AT) bzw. zehn Jahre (DE) revisionssicher aufbewahrt werden. Auch wenn mit der neuen Richtlinie das XML-Format als "lesbar" gilt, muss das XML-Format unveränderbar aufbewahrt werden:
"Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein."

Diese wird durch unsere “eArchive“-Lösung abgedeckt. Dabei werden alle von Ihnen ausgetauschten Rechnungen auf einem sogenannten WORM-Medium (Write Once, Read Many) unveränderbar und revisionssicher abgespeichert und zusätzlich in ein menschlich besser lesbares PDF-Format umgewandelt. Auf unseren Systemen werden beide Formate online mit einem eigenen Zugang für Sie verfügbar und einsehbar gemacht.
Damit entsprechen Ihre ausgetauschten Daten der gesetzlich geforderten Archivierung für EDI-Rechnungen.

Das Abspeichern von reinen PDF-Rechnungen entspricht auch derzeit bereits nicht der gesetzlich geforderten Archivierungspflicht!

Diese Archivierung ist NICHT automatisch Bestandteil der Rechnungsverarbeitung, wenn Ihre Daten über unser System verarbeitet werden, sondern muss gesondert beauftragt werden.

Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie unser eArchive aktuell noch nicht nutzen, aber nutzen möchten.